Organiseren van een event: op teambuilding naar Praag

In het kader van “Organiseren van een event” kregen Charlotte Jacob, Tom Ampe en Niek Vanquathem de opdracht om een teambuildingstrip te organiseren voor hun klas, 3 marketing. Ze vertrokken van het concept van de survival in de Ardennen, zoals al jaren de traditie was. Na het bekijken van het budget, kwamen ze tot het besluit dat ze met de middelen die ze hadden, meer zouden moeten kunnen doen. Hieronder volgt hun verhaal over de organisatie van de teambuildingstrip.

Na twee dagen van ellenlange wandelingen door Brugge langs elk reisbureau en burorganisatie was het al vlug duidelijk dat we uit die hoek weinig hulp konden verwachten. Niet omdat die lieve mensen ons niet wilden helpen, echter omdat het hen met een budget van 200 euro per persoon onmogelijk leek om een citytrip te organiseren. Dus startten we zelf met een internetonderzoek. Verschillende ideeën kwamen ons via Google tegemoet: een chalet in Frankrijk, een teambuildingshuis in Polen, een citytrip naar London en als laatste een trip naar Praag.

Onze beslissing viel uiteindelijk bij Praag. Uno, omdat we goedkope vliegtuigtickets vonden. Secundo, het leek ons een fantastische uitdaging om deze prachtige stad voor iedereen toegankelijk te maken. Na de vliegtuigtickets gaat men normalerwijze meteen op zoek naar verblijfplaatsen. Hotels, hostels, kampeerterreinen werden het slachtoffer van een telefoon-frenzy. Prijzen, ligging en accommodatie gaven de doorslag. Het werd uiteindelijk het junior hostel in Praag waar we naast de nodige kamers ook twee avondmaaltijden en een ontbijt inbegrepen kregen. We stonden al een heel stuk verder, maar hier hield het niet op.

Het verzamelen van de nodige fondsen door fuif en persoonlijke inbreng als het doorgeven van instructies aan onze medeleerlingen voor die bewuste dagen, moesten verspreid worden per documentatie. Hiernaast bestudeerden we de prijzen en ligging van zaken zoals de trein naar Brussel en terug, De bus van de luchthaven naar de stad Praag, de verbinding via metro naar het hostel, prijzen van de bowling en pool gelegen in het hostel zelf.

Het enige dat op dit moment ontbrak was een invulling van het programma. Verschillende ideeën kwamen in ons op. Rodelen, een ijzeren bobsleebaan in de oude stad, racen doorheen het grootste cartparcours van Europa, enz. Uiteindelijk was er die consensus dat deze stad onze onverdeelde aandacht verdiende. Dus besloten we ter plekke om lange wandelingen te verrichten onder leiding van Tom “Tom-Tom” Ampe. Kleine praktische zaken werden ter plekke geregeld door zowel mezelf als Charlotte. Tot hier het educatieve aspect van de trip.

We zijn jong, we willen wat en een vrijgezel die gaat pas slapen als ie alle sterren heeft gezien. Aldus leek het ons wel aangewezen om ’s avonds voor wat animatie te zorgen, in het genre van café-, club- en discotheekbezoeken. De eerste avond gingen we uit van het idee om een bezoekje te brengen aan de Duplex, één van de meeste trendy clubs van Praag. Ter plaatse aangekomen bleek deze echter gesloten gedurende ons verblijf. Een korte pauze in een typisch koffiehuis, leverde ons de naam en het adres op van een ander etablissement. Na een lange wandeling vonden we uiteindelijk de club in kwestie, Zlaty Strom. De laatste avond hadden we echter iets anders in petto, een heus Erasmusfeest in het centrum van Praag.

Als laatste op onze planning stond er dan nog enkel een vermoeiende terugreis die doorspekt werd met de wildste verhalen. De trip was ten einde en we waren tevreden dat we ons bed konden opzoeken, want de volgende morgen hadden we al vroeg les.